E-Mail-Netiquette-Richtlinien

Elektronische Kommunikation wird heutzutage immer beliebter als Telefonanrufe, "Schneckenpost" und manchmal sogar persönliche Treffen. In jeder beruflichen Umgebung, einschließlich der Arztpraxis, ist es wichtig, verschiedene Dinge zu berücksichtigen, wenn E-Mails an Mitarbeiter, Patienten, Ärzte, Krankenhäuser, Verkäufer oder andere Fachkräfte gesendet werden.
Die Menschen verbringen einen großen Teil ihres Tages damit, E-Mails zu öffnen und zu lesen. Wertvolle Zeit sollte nicht mit unwirksamen und unwichtigen E-Mails verschwendet werden. Dieselbe Professionalität, die Sie am Telefon, in der Postkorrespondenz oder von Angesicht zu Angesicht anwenden würden, sollte auch in einer E-Mail zum Ausdruck gebracht werden. Denken Sie immer daran, dass eine E-Mail eine Form der Kommunikation ist und die Art und Weise, wie der Empfänger die Nachricht interpretiert, das einzige ist, was zählt.
Bevor Sie eine E-Mail erstellen und senden, stellen Sie sich einige Fragen.

• Ist E-Mail die beste Kommunikationsform für die von mir gesendeten Informationen??
• Ist es professionell??
• Ist es HIPAA-konform??
• Repräsentiert es mich und die Arztpraxis genau??

E-Mail-Etikette Regel # 1

Tun Denken Sie über den Inhalt Ihrer Nachricht nach, bevor Sie auf drücken SENDEN. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail die geeignete Kommunikationsform für Ihre Nachricht ist, anstatt ein Telefonat oder eine Besprechung. Denken Sie daran, dass der Inhalt das Image und den Grad der Professionalität widerspiegeln sollte, die von Ihrer Arztpraxis erwartet werden.
Nicht Senden, Weiterleiten oder Beantworten von E-Mails, die obszön, beleidigend, verleumderisch, diffamierend, rassistisch oder sexuell sind. Die Strafen können für Sie und die Arztpraxis schwerwiegend sein.

E-Mail-Etikette Regel # 2

Tun Verwenden Sie die richtige Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung. Auch hier ist Ihre Nachricht ein Spiegelbild Ihrer Arztpraxis. Achten Sie auch darauf, die Nachricht kurz zu halten und das richtige Layout für Ihre Nachricht zu verwenden, um das Lesen zu erleichtern. Korrigieren Sie Ihre E-Mail, bevor Sie sie treffen SENDEN.
Nicht Verwenden Sie ALLE GROSSBUCHSTABEN, da dies in der Online-Welt als Schreien oder Schreien angesehen wird. Benutzen Fett gedruckt oder Kursivschrift ein Wort oder eine Phrase hervorheben. Vermeiden Sie außerdem die Verwendung extrem ausgefallener oder seltsamer Schriftarten, da dies das Lesen Ihrer E-Mails erschwert.

E-Mail-Etikette Regel # 3

Tun Stellen Sie sicher, dass die E-Mail an die entsprechenden Empfänger gesendet wird. Informationen in einer Arztpraxis, insbesondere in Bezug auf Patienteninformationen, sollten nur auf der Grundlage von Kenntnissen weitergegeben werden. Bedenken Sie auch, dass Personen Informationen, die für sie nicht relevant sind, als "Junk-Mail" betrachten..
Nicht Besprechen Sie persönliche und vertrauliche Informationen oder hängen Sie Patientenakten in einer E-Mail an. Verwenden Sie Patientenkontonummern oder Krankenblattnummern, um jemanden anzuweisen, das Konto zu überprüfen. Ihre Angaben sollten dort vermerkt sein.

E-Mail-Etikette Regel # 4

Tun Beantworten Sie professionelle E-Mails nach Möglichkeit innerhalb von 24 Stunden. Wenn Ihnen das nicht genug Zeit lässt, antworten Sie zumindest, um mitzuteilen, dass Sie die E-Mail erhalten haben, und Sie werden so schnell wie möglich darauf zurückkommen.
Nicht Antworten auf Spam oder Anfragen zum Abonnieren / Abbestellen. Dadurch wird nur noch mehr Spam generiert, der Ihre geschäftlichen E-Mails überschwemmt.

E-Mail-Etikette Regel # 5

Tun Halten Sie Emotionen von E-Mails fern. Sei höflich und professionell. Wissen Sie, mit wem Sie informell umgehen können, nachdem genügend Zeit verstrichen ist, um diese Art von Beziehung aufzubauen.
Nicht Sagen Sie etwas in einer E-Mail, das Sie später bereuen könnten. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie eine E-Mail im Zorn senden oder beantworten. Machen Sie niemals persönliche Kommentare zu einer anderen Person, machen Sie keine Kommentare, die jemanden beleidigen oder etwas sagen würden, was Sie nicht persönlich sagen würden.

E-Mail-Etikette Regel # 6

Tun Halten Sie Humor, Witze und Ironie auf ein Minimum. Absichten gehen in E-Mails häufig bei der Übersetzung verloren, und die Leute verstehen den Witz möglicherweise nicht immer. Denken Sie darüber aus der Perspektive des Empfängers nach.
Nicht Kettenbriefe senden, weiterleiten oder beantworten. Es ist ein unprofessionelles Verhalten und einige Leute betrachten dies als Junk-Mail. Denken Sie daran, dass alle von Ihnen gesendeten Inhalte das Image und den Grad der Professionalität widerspiegeln sollten, die von Ihrer Arztpraxis erwartet werden.