5 Komponenten für effektive interne Kontrollen

Interne Kontrollen werden als ein Prozess definiert, mit dem Betrug unterbunden, Unternehmensressourcen geschützt und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sichergestellt werden sollen. Interne Kontrollen sind nur dann wirksam, wenn sie von den spezifischen Bedürfnissen der Arztpraxis bestimmt, implementiert, überwacht und gemessen werden, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren. 
Die Arztpraxis muss einen proaktiven Ansatz verfolgen, um Fehlverhalten von Mitarbeitern zu verhindern und aufzudecken, indem eine Richtlinie für interne Kontrollen eingeführt wird. Prävention und Aufdeckung spielen bei jedem internen Kontrollprozess eine sehr wichtige Rolle, da sie ein bestimmtes Risiko minimieren.
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Einstellungspraktiken

Die Einstellung der besten Mitarbeiter der Arztpraxis ist ein wirksames Mittel zur Stärkung des internen Kontrollprozesses. Die Einstellung von Mitarbeitern, die durch gründliche Vorauswahl der Kandidaten kompetent, vertrauenswürdig und zuverlässig sind, ist nur ein guter Geschäftssinn. Hintergrund- und Referenzprüfungen sind eine einfache Möglichkeit, schlechte Äpfel auszusortieren und bestimmte Personen davon abzuhalten, sich für den Job zu bewerben. 
Obwohl frühere Arbeitgeber nur den Beschäftigungsstatus und die Berechtigung zur Wiedereinstellung angeben dürfen, können Sie die Antragsteller auffordern, Kontaktinformationen für frühere Vorgesetzte oder Mitarbeiter bereitzustellen, um genauere Informationen zu erhalten. Hintergrundprüfungen, einschließlich Bonitätsprüfungen, enthalten auch Einzelheiten zur persönlichen Vorgeschichte eines Bewerbers.
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Aufgabentrennung

Eine Aufgabentrennung verhindert, dass ein Mitarbeiter für mehrere Transaktionen im Zusammenhang mit der Abwicklung von Finanzen verantwortlich ist. Wenn ein Mitarbeiter mit Geld umgehen muss, sollte es eine Person geben, die bestimmte Transaktionen autorisiert, eine andere Person, die für die Verarbeitung verantwortlich ist, und eine andere Person, die für die Abstimmung und Aufzeichnung zuständig ist. Dies stellt sicher, dass keine Person Aufgaben ausführen kann, die nicht von einer anderen Person erkannt oder überprüft wurden.
Aufgabentrennung macht es schwierig, Geld zu verlieren, sei es an der Rezeption oder in der Verwaltung der Arztpraxis. Wenn die Mitarbeiter wissen, dass jeder Prozess verfolgt und überwacht wird, fördert dies die Genauigkeit und Ehrlichkeit bei der Ausführung von Aufgaben.
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Dokumentation

Jede Finanztransaktion sollte eine Papierspur haben. Bei der Dokumentation handelt es sich nicht nur um das Schreiben oder Dokumentieren von Aktionen, sondern auch um das Aufbewahren von Kopien aller Finanzunterlagen wie Rechnungen und Überweisungen. Die Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, niemals eine Transaktion aufgrund einer mündlichen Anfrage durchzuführen.
Zu den gültigen Unterlagen gehören Formulare, Briefbögen oder Rechnungen der Arztpraxis. Sie sollten erforderlichenfalls durch Unterschrift genehmigt werden. Schecks sollten immer eine Rechnung haben, ebenso wie Rückerstattungen, Überweisungen oder Zahlungsbuchungen. Bargeld sollte nur angenommen und niemals ausgehändigt werden, es sei denn, es wird Patientengeld zurückgegeben. Der Kassenabgleich sollte auch zu Beginn und am Ende jeder Schicht dokumentiert werden. 
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Physische und elektronische Sicherheitsvorkehrungen

Die Verwendung von Safes, Alarmsystemen, Kameras und Schlössern kann die Arztpraxis bei der Sicherung von Daten, Inventar, Vermögenswerten und Geld unterstützen.  
1. Bewahren Sie alle Kassen, Schecks und Quittungsbücher in einem Safe auf, zu dem das Personal der Arztpraxis nur eingeschränkten Zugang hat. Kombinationen sollten regelmäßig gewechselt werden.
2. Haben Sie Alarmsysteme für nach Stunden und nicht betriebsbereite Tage eingerichtet.
3. Kameras können an jedem Ein- und Ausgang der Rezeption aufgestellt und auf den Safe gerichtet werden.
4. Halten Sie die Türen zum Vorratsraum und / oder zum Apothekenschrank immer verschlossen und gewähren Sie nur bei Bedarf Zugang zu bestimmten Bereichen.  
Zu den elektronischen Sicherheitsvorkehrungen gehören die Verwendung von Passwörtern und die Beschränkung des Zugriffs nur auf befugtes Personal.
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Überwachen von Vorgängen

Ein interner Kontrollprozess wäre unvollständig, ohne die Möglichkeit, den Betrieb zu überwachen. Die Überwachung der internen Kontrollen umfasst die Überprüfung der täglichen Abläufe, um sicherzustellen, dass die Prozesse ordnungsgemäß funktionieren.  
1. Barabstimmung
2. Konto- oder Diagrammprüfung
3. Überprüfung durch Vergleich von Berichten
4. Regelmäßige Bestandskontrollen
Ein genaues Auge auf alle Prozesse ist unerlässlich, aber in erster Linie muss ein Leiter einer Arztpraxis:
1. Regeln und Ziele festlegen
2. Teilen Sie sie allen Mitarbeitern mit
3. Geben Sie regelmäßig Feedback