5 Wichtige Funktionen der Rezeption

Die Rezeption einer Arztpraxis kann sehr voll sein. Das Personal an der Rezeption ist für den reibungslosen Betrieb der Arztpraxis unerlässlich. Das Personal an der Rezeption besteht normalerweise aus Rezeptionisten und / oder medizinischen Assistenten, und je nach Größe der Arztpraxis kann eine Person beides sein. Abgesehen von den klinischen Aufgaben ist die Rezeption für fünf administrative Aufgaben zuständig:

1. Patienten begrüßen
2. Telefon annehmen und verwalten
3. Termine planen
4. Bürokommunikation
5. Externe Korrespondenz

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Begrüßung der Patienten

Bei der Begrüßung von Patienten geht es nicht nur darum, was Sie sagen, sondern auch darum, wie Sie mit Patienten interagieren. Die Rezeption ist dafür verantwortlich, dass sich die Patienten willkommen fühlen.  
Die Rezeption ist der erste Eindruck, den ein Patient erhält, wenn er anruft oder die Arztpraxis besucht. Es ist wichtig, dass die Rezeption einen außergewöhnlichen Kundenservice bietet und die medizinische Praxis positiv repräsentiert.
Hier sind andere Möglichkeiten, Patienten zu begrüßen:

• Beantwortet das Telefon unter Einhaltung einer höflichen, konsequenten Art und Weise unter Verwendung der richtigen Telefonetikette
• Hält den Rezeptionsbereich sauber und organisiert
• Registriert neue Patienten und aktualisiert vorhandene Patientendaten, indem detaillierte Patienteninformationen einschließlich persönlicher und finanzieller Informationen gesammelt werden
• Erleichtert den Patientenfluss durch Benachrichtigung des Anbieters über die Ankunft des Patienten, Kenntnis von Verzögerungen und Kommunikation mit Patienten und klinischem Personal
• Reagiert höflich auf Anfragen von Patienten, potenziellen Patienten und Besuchern

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Verwaltet das Telefon

Der höfliche und konsequente Anrufbeantworter ist Teil der Begrüßung der Patienten. Er ist jedoch nicht die einzige Pflicht der Rezeption. Die Rezeption ist dafür verantwortlich, alle eingehenden Anrufe entgegenzunehmen und bei Bedarf auch ausgehende Anrufe zu tätigen.

• Eingehende Anrufe: Eingehende Anrufe bestehen aus Patientenanrufen, Telemarketing, pharmazeutischen Vertretern, anderen Ärzten und vielem mehr. Die Rezeption muss bei der Verwaltung der Telefone mit diesen Kommunikationsfähigkeiten die richtige Telefonetik einhalten: Seien Sie ein aktiver Zuhörer, führen Sie gute Telefonmanieren, führen Sie Bildschirmanrufe durch, verwenden Sie Takt, stellen Sie Fragen und bewahren Sie Vertraulichkeit.
• Ausgehende Anrufe: Manchmal muss die Rezeption ausgehende Anrufe tätigen, um einen Patiententermin zu besprechen, externe Termine oder Überweisungen zu vereinbaren oder Verbrauchsmaterial zu bestellen. Als Vertreter der Arztpraxis ist es ebenso wichtig, eine angemessene Telefonetikette zu verwenden.

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Termine einplanen

Eine effektive Planung ist für eine hervorragende Patientenerfahrung und einen reibungslosen Patientenfluss erforderlich. Die meisten Arztpraxen verwenden eine Planungssoftware, mit der Termine einfach und problemlos geplant werden können. Die Rezeption muss jedoch in der Lage sein, Stornierungen oder Nichterscheinen vorzunehmen und Änderungen des Zeitplans effizient an Patienten und Ärzte weiterzuleiten.
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Bürokommunikation

Die Rezeption der Arztpraxis ist wie ein Kommunikationsknoten. Die meiste Kommunikation zwischen den Büros erfolgt über die Rezeption, insbesondere wenn administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Patienten ausgeführt werden.
Für eine möglichst effektive Kommunikation sind klare und präzise Informationen von entscheidender Bedeutung. Ob in einem Memo, einer schriftlichen Mitteilung, einer E-Mail im Büro, einer Einzelinteraktion oder in einer Gruppeneinstellung, es ist wichtig, sich an das jeweilige Thema zu halten und nicht abzulenken.
Einige grundlegende Fähigkeiten, die für eine effektive Kommunikation zwischen den Büros erforderlich sind, umfassen:

• Telefonetikette
• Kundendienst
• Grundlegende Word- und Excel-Programme
• Zeiteinteilung
• Organisationstalent

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Externe Kommunikation

Externe Kommunikation beinhaltet möglicherweise die Kommunikation mit Anbietern, anderen Arztpraxen, Versicherungsunternehmen und anderen Unternehmen. Dazu müssen Sie möglicherweise ausgehende Anrufe tätigen, professionelle Briefe eingeben, Faxe senden und Briefe verschicken.  
Kenntnisse über Büroabläufe, die in der Regel durch ein Zertifikat oder einen Associates-Abschluss in einem Geschäftsprogramm erworben wurden, einschließlich Verwaltungsabläufen und -abläufen, Bearbeitung von Ansprüchen, Erstellung von Patientendiagrammen und grundlegende Computerkenntnisse. Grundlegende Fähigkeiten als Verwaltungsassistent und die Fähigkeit, Bürogeräte angemessen zu bedienen, sind für den Erfolg des Front Office wichtig.