So entsorgen Sie geschützte Gesundheitsinformationen ordnungsgemäß

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, geschützte Gesundheitsinformationen ordnungsgemäß zu entsorgen. Die ordnungsgemäße Entsorgung von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) und anderen vertraulichen Informationen in Papierform oder in elektronischer Form ist eine Anforderung der HIPAA. Jede Einrichtung, die von der HIPAA als gedeckte Einrichtung definiert wird, ist dafür verantwortlich, die Privatsphäre und Sicherheit der Patientendaten zu gewährleisten und die Vertraulichkeit ihrer PHI zu wahren.
Es gibt eine Reihe von Lösungen, die Ihre Arztpraxis festlegen kann, um PHI ordnungsgemäß zu entsorgen, wenn die Informationen nicht mehr benötigt werden.

Ordnungsgemäße Entsorgung von Papier PHI

Papier PHI sollte noch nie in den normalen Müll geworfen werden. Das Einbringen von PHI in Abfalleimer oder Müllcontainer ist keine sichere Methode zur Entsorgung von PHI. Mülleimer und Müllcontainer sind für die Öffentlichkeit zugänglich und es gibt keine Möglichkeit, Dokumente davor zu schützen, beschafft zu werden und deren Inhalt sichtbar zu machen. Unternehmen wurden wegen illegaler Entsorgung von PHI in Müllcontainern mit Namen von Patienten, Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummern und anderen geschützten Gesundheitsinformationen bestraft.
Bevor PHI ausgeworfen werden kann, sollte es durch Zerkleinern oder Verbrennen unkenntlich gemacht werden. Am sichersten ist es, ein seriöses Unternehmen zu beauftragen, die Aufzeichnungen zu vernichten. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, diese Verfahren einzuhalten:

• Stellen Sie an jeder Arbeitsstation kleine Mülleimer mit der Aufschrift „PHI NUR FÜR EINE RICHTIGE ENTSORGUNG - NICHT MÜLLEN“ ab. Dies verhindert, dass Informationen versehentlich in den Papierkorb gelangen.
• Achten Sie darauf, sowohl sichere als auch nicht sichere Bereiche zu überwachen, in denen der Müll entsorgt wird, um eine eventuelle Entsorgung des PHI durch den Patienten zu verhindern. Zum Beispiel im Wartebereich und in den Toiletten.
• Beachten Sie, dass bestimmte Informationen möglicherweise zusätzlichen Schutz erfordern, z. B. Sozialversicherungsnummern, Patientendiagnose und Kreditkartennummern.
• Machen Sie es sich zur Regel, dass alle Papierdokumente in einen Papierkorb gelegt werden, unabhängig davon, ob sich ein PHI darauf befindet oder nicht, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Führen Sie stichprobenweise Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass alle konform sind.

Ordnungsgemäße Entsorgung von elektronischem PHI

Es ist weniger wahrscheinlich, dass die elektronische PHI entsorgt werden muss. Wenn Sie jedoch in Ihrem Büro austauschbare oder tragbare elektronische Medien wie Disketten, CDs oder Flash-Laufwerke verwenden, müssen Sie alle nicht mehr benötigten Informationen löschen oder neu formatieren. Der beste Weg ist, die Verwendung zu vermeiden, wann immer dies möglich ist.
Wenn elektronische PHI entsorgt werden müssen, verwenden Sie Löschsoftware oder -hardware, um sensible Daten mit nicht sensiblen Daten zu überschreiben. Andere Optionen sind das Löschen, für das ein starkes Magnetfeld zur Zerstörung der Daten erforderlich ist, oder das Zerstören des Geräts mithilfe von Methoden wie Verbrennen, Zerkleinern und Schmelzen. Unternehmen, die sichere PHI-Papierentsorgung anbieten, können auch sichere elektronische PHI-Entsorgung anbieten.
Entfernen Sie unbedingt Informationen von der Festplatte von Computern, die nicht mehr verwendet werden oder auf eine Weise verkauft werden, die die Wiederherstellung der Daten verhindert. Bleiben Sie bezüglich der HIPAA-Konformität auf dem neuesten Stand, um sicherzustellen, dass Sie die neuesten Richtlinien befolgen.