4 Möglichkeiten zur Verbesserung der Planung von Arztpraxen, um Wartezeiten zu verkürzen

Es kann eine Herausforderung sein, ein Gleichgewicht zwischen genügend Patienten zu finden, um die finanziellen Bedürfnisse der Praxis zu befriedigen, und dennoch ein hohes Maß an qualitativ hochwertiger Patientenversorgung anzubieten. Behalte diese Dinge im Hinterkopf.
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Angemessene Planung von Patiententerminen

Patienten sollten nicht länger als 15 Minuten auf ihren geplanten Termin warten müssen.
Wenn man bedenkt, wie unvorhersehbar die Gesundheitsversorgung sein kann, ist es verständlich, dass es Zeiten geben kann, in denen Patienten länger warten müssen.
Die Art der Patientenbesuche hängt von der Fachrichtung der Praxis, der Diagnose des Patienten und den während des Besuchs durchgeführten Eingriffen ab. Dies bedeutet, dass jedem Besuchstyp ein anderer Zeitbedarf zugeordnet werden sollte.
Die Anzahl der täglichen Patientenbesuche sollte in der Lage sein, die Kosten der Praxis zu decken und natürlich einen Gewinn zu erzielen.
Bei der Entwicklung des Designs oder der Struktur Ihres Patientenplanungssystems ist es wichtig, mögliche Ereignisse zu berücksichtigen, die zu Störungen des Patientenflusses führen können.
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Reduzieren Sie Störungen des Patientenflusses

Späte Ankünfte: Um dieses Problem zu lösen, legen Sie einige Einschränkungen fest, wie spät ein Patient sein kann, ohne einen neuen Termin einplanen zu müssen. Ermöglichen Sie es einem Patienten, der zu früh für seinen Termin ist, auf den Termin des späten Patienten zu wechseln, und planen Sie chronisch späte Patienten gegen Ende des Tages.
Keine Aufführungen: Es gibt drei Möglichkeiten, um versäumte Termine zu verhindern.

• Erinnerungsrufe an Patienten 24 - 48 Stunden vor dem geplanten Termin.
• Ein Weg, um Nichterscheinen zu reduzieren, ist die Verwendung der Online-Patientenplanung. Patienten können ihre eigenen Termine verwalten, planen oder neu planen, was die Wahrscheinlichkeit von Nichterscheinen verringert.
• Patienten wird eine Nichterscheinengebühr für versäumte Termine in Rechnung gestellt. No-Show-Gebühren gleichen nicht nur einen Teil der entgangenen Einnahmen aus, sondern weisen Ihre Patienten auch an, ihre Termine mitzuteilen, wenn sie ihren Termin absagen. Dies bietet auch die Möglichkeit, den Termin zu verschieben, während der Patient telefoniert.  

Walk-Ins: Überprüfen Sie die Trends, wenn in der Arztpraxis häufiger Notfälle auftreten, z. B. montags oder in der Grippesaison, und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor.
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Offene Kommunikation mit Patienten

Benachrichtigen Sie die Patienten, wenn die Termine hinter dem Zeitplan liegen
Unterweisen Sie das Personal der Arztpraxis in der Beantwortung von nichtklinischen Patientenfragen
Entwicklung und Verbreitung von Umfragen zur Patientenzufriedenheit
Teilen Sie dies gegebenenfalls schriftlich mit. Eine einfache und wirksame Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Patienten die für ihre Pflege wichtigen Informationen erhalten, besteht darin, ihnen Handzettel mit grundlegenden Informationen über die medizinische Praxis, eine Liste der Gegenstände, die bei jedem Besuch mitgebracht werden müssen, Zahlungsrichtlinien und Hinweise zu Datenschutzpraktiken zu geben.
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Telefon und elektronische Kommunikation

Als eines der am häufigsten genutzten Kommunikationsmittel sollte die Telefonkommunikation nicht leicht genommen werden. Es ist oft die erste Interaktion einer Arztpraxis mit einem Patienten. Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Tipps, die Sie Ihrem medizinischen Personal anbieten können, um die Telefonetikette zu verbessern.

• Aktives Zuhören
• Gute Telefonmanieren - professionell und höflich
• Vertraulichkeit wahren
• Ich danke ihnen immer für ihren Anruf
• Legen Sie niemals zuerst auf
• Erhalten Sie beim Aufnehmen von Nachrichten so viele Informationen wie möglich
• Bleiben Sie ruhig und höflich, auch wenn ein Patient Ihnen gegenüber unhöflich ist

Dieselbe Professionalität, die Sie am Telefon, in der Postkorrespondenz oder von Angesicht zu Angesicht anwenden würden, sollte auch in einer E-Mail zum Ausdruck gebracht werden. Denken Sie immer daran, dass E-Mail eine Form der Kommunikation ist und die Art und Weise, wie der Empfänger die Nachricht interpretiert, das einzige ist, was zählt.

• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail die geeignete Kommunikationsform für Ihre Nachricht ist, anstatt ein Telefonat oder eine Besprechung. Denken Sie daran, dass der Inhalt das Image und den Grad der Professionalität widerspiegeln sollte, die von Ihrer Arztpraxis erwartet werden.
• Verwenden Sie die richtige Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung. Achten Sie auch darauf, die Nachricht kurz zu halten und das richtige Layout für Ihre Nachricht zu verwenden, um das Lesen zu erleichtern.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail an die entsprechenden Empfänger gesendet wird. Informationen in einer Arztpraxis, insbesondere in Bezug auf Patienteninformationen, sollten nur auf der Grundlage von Kenntnissen weitergegeben werden.