8 Schwerpunkte des Debitorenmanagements

Das übergeordnete Ziel des Forderungsmanagements ist es, eine möglichst kurze Einzugsfrist zu erreichen. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, auch Patientenkonten genannt, beziehen sich auf Umsätze, die erzielt, aber noch nicht eingezogen wurden. Damit der Cashflow für ein effektives Management ausreicht, hat die Arztpraxis die Verantwortung, ihr Umsatzpotenzial zu maximieren.
Das Debitorenmanagement (AR) umfasst nahezu alle Bereiche der Arztpraxis. Ein erfolgreiches Debitorenmanagement erfordert ein umfassendes Verständnis darüber, wie sich die einzelnen Bereiche oder Abteilungen auf den Erlöszyklus und den AR-Erhebungszeitraum beziehen und diesen beeinflussen. Lassen Sie uns jeden der acht Schlüsselbereiche untersuchen.

1. Rechtliche Konzepte

Rechtliche Konzepte beinhalten das Verstehen und Befolgen von staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften. Der Bereich, der seit jeher die größte Sorge bereitet, ist Betrug und Missbrauch, insbesondere im Hinblick auf Medicare, Medicaid und andere von der Bundesregierung finanzierte Programme.
Betrug bezieht sich auf das vorsätzliche und wissentliche Abrechnen von medizinischen Ansprüchen, um zu versuchen, ein von der Bundesregierung finanziertes Programm für Geld zu betrügen. Zu den häufigsten Formen von Betrug und Missbrauch gehören die Abrechnung von nie zur Verfügung gestellten Geräten, die Abrechnung von nie erbrachten Dienstleistungen, das Upcodieren von Gebühren, um eine höhere Erstattungsrate zu erhalten, und die Entbündelung von Gebühren.
Das Generalinspektorat (Office of Inspector General, OIG) hat spezielle Betrugswarnungen für die Gemeinschaft der Gesundheitsdienstleister entworfen und herausgegeben. Mit diesen Ausschreibungen sollte die breite Öffentlichkeit über die nationalen Betrugstendenzen informiert werden. Es ist auch eine Möglichkeit, Einblick in betrügerische Praktiken in der Branche zu gewähren und diese aufzuklären und Verstöße gegen das Medicare- und das Medicaid-Rückschlaggesetz zu bekämpfen.

2. Vertragsverhandlung

Bei Vertragsverhandlungen wird eine finanzielle Beziehung zu Managed-Care-Organisationen aufgebaut. Managed Care-Organisationen machen bis zu 50 Prozent des Nettoumsatzes der meisten Arztpraxen aus.
Die Aushandlung von Managed-Care-Verträgen erfordert umfassende Kenntnisse des Vertragsabschlussprozesses. Dies umfasst Erstattungssätze, Gültigkeits- und Kündigungstermine, Richtlinien für die Einreichung von Ansprüchen, Zahlungsbedingungen und andere Vertragsbestimmungen.
Jede Vertragsverhandlungsstrategie für Arztpraxen ist einzigartig und basiert auf verschiedenen Faktoren. Diese Grundgedanken sollten jedoch beachtet werden:

• Kennen Sie den Markt: Wissen Sie, wie viel Prozent Ihres Marktes Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare oder unversichert sind? Eine Marktuntersuchung liefert wertvolle Informationen, die für alle Vertragsverhandlungen erforderlich sind.
• Sei realistisch: Wenn Sie die Managed-Care-Umgebung einschließlich der verschiedenen Zahlungsmethoden kennen, erhalten Sie die Basis für die notwendigen Informationen, um bei Verhandlungen einen realistischen Ansatz zu verfolgen.
• Einen Berater einstellen: Aufgrund der Komplexität der Verträge und der damit verbundenen rechtlichen Aspekte verlassen sich viele Unternehmen auf Beratungsdienste, um Vertragsverhandlungen für Managed Care anzubieten.

Der Rechtsberater sollte zu allen Vertragsfragen konsultiert werden, wenn erhebliche und unterschiedliche Risiken für die Organisationen bestehen oder wenn Vertragsfragen außerhalb des Fachwissens der Leitung von Arztpraxen liegen.

3. Einhaltung

Die Entwicklung eines Compliance-Programms umfasst die Erstellung eines schriftlichen Handbuchs, in dem die Compliance-Richtlinie und der Verhaltenskodex der Arztpraxis beschrieben werden. Die meisten Compliance-Richtlinien für Arztpraxen enthalten sowohl ethische als auch rechtliche Konzepte. Das OIG (Office of Inspector General) bietet diese sieben Komponenten an, die eine solide Grundlage für ein Compliance-Programm für Arztpraxen bilden.

1. Durchführung interner Überwachung und Prüfung;
2. Implementierung von Compliance- und Praxisstandards;
3. Bestimmung eines Compliance-Beauftragten oder eines Ansprechpartners;
4. Angemessene Schulung und Ausbildung durchführen;
5. Angemessen auf aufgedeckte Straftaten reagieren und Korrekturmaßnahmen entwickeln;
6. Entwicklung offener Kommunikationswege; und
7. Durchsetzung disziplinarischer Standards durch gut bekannt gemachte Richtlinien.

4. Patientenrechte

Das US-amerikanische Amt für Personalmanagement nennt drei Hauptziele für die Entwicklung und Nutzung von Patientenrechten.

• Erstens, das Vertrauen der Verbraucher zu stärken, indem sichergestellt wird, dass das Gesundheitssystem fair ist und auf die Bedürfnisse der Verbraucher eingeht, den Verbrauchern glaubwürdige und wirksame Mechanismen zur Verfügung stellt, um ihre Bedenken auszuräumen, und die Verbraucher ermutigt, eine aktive Rolle bei der Verbesserung und Sicherung ihrer Gesundheit zu übernehmen.
• Zweitens, um die Bedeutung einer engen Beziehung zwischen Patienten und ihren Angehörigen der Gesundheitsberufe zu bekräftigen.
• Drittens, um die entscheidende Rolle zu bekräftigen, die Verbraucher beim Schutz ihrer eigenen Gesundheit spielen, indem sie sowohl Rechte als auch Pflichten für alle Teilnehmer bei der Verbesserung des Gesundheitszustands festlegen.

Innerhalb der Arztpraxis gibt es acht Schlüsselbereiche im Zusammenhang mit Patientenrechten.

1. Patienteninformation: Patienten haben das Recht auf genaue und leicht verständliche Informationen über ihren Gesundheitsplan, die Angehörigen der Gesundheitsberufe und die Gesundheitseinrichtungen.
2. Auswahl der Leistungserbringer: Patienten haben das Recht, Leistungserbringer zu wählen, wenn sie diese benötigen.
3. Zugang zu Rettungsdiensten: Patienten haben unabhängig von ihrer Zahlungsfähigkeit Anspruch auf medizinische Notfallbehandlung.
4. Einverständniserklärung: Patienten sollten einer medizinischen Behandlung nur zustimmen, wenn sie über ausreichende Informationen zu ihrer Diagnose und allen Behandlungsmöglichkeiten verfügen, die sie verstehen können.
5. Respekt und Nichtdiskriminierung: Patienten haben das Recht auf rücksichtsvolle und respektvolle Betreuung durch alle Angehörigen der Gesundheitsberufe und werden bei der Erbringung von Dienstleistungen nicht diskriminiert.
6. Vertraulichkeit: Patienten haben das Recht auf private Kommunikation und den Schutz der Vertraulichkeit ihrer individuell identifizierbaren Informationen.
7. Beschwerden und Einsprüche: Patienten haben das Recht auf eine faire und effiziente Lösung von Beschwerden, die an die Arztpraxis gerichtet werden.

1. Pflichten des Patienten: Patienten tragen gegenüber der Arztpraxis eine Reihe von Pflichten, darunter die aktive Teilnahme an ihrem Behandlungsplan, die rechtzeitige Erfüllung ihrer finanziellen Verpflichtungen und der respektvolle Umgang mit allen Mitarbeitern.

5. Patientenzugang

Der Erfolg Ihrer Arztpraxis hängt in hohem Maße davon ab, wie gut die Patientenzugriffsdienste (oder das Front-End-Personal) funktionieren. Der Zyklus eines Patientenkontos beginnt mit der erstmaligen Eingabe der demografischen Daten des Patienten. Der Aufbau eines Dynamit-Patientenzugriffsteams ist ein entscheidender Schritt, um die Abrechnungs- und Inkassobemühungen zu verbessern und die Leistung des Umsatzzyklus zu steigern.
Die typischen Gründe, warum die meisten Teams für Patientenzugangsservices eine niedrige Leistungsrate aufweisen, sind der Mangel an geeigneten Ressourcen, unzureichende Schulung und unzureichende Personalausstattung. Glücklicherweise können diese schnell und ohne großen Aufwand gelöst werden.

6. Laden Sie Capture auf

Die Wichtigkeit der Ladungserfassung sollte allen Abteilungen mitgeteilt werden. Das klinische Personal muss sich seiner Verantwortung gegenüber Forderungen durch genaue Dokumentation und Gebührenerfassung bewusst sein.
Die Gebührenerfassung umfasst die angemessene Verknüpfung von medizinischen Codes mit Diensten und Verfahren, die während des Patientenbesuchs erbracht wurden. Jeder klinische Bereich spielt eine wichtige Rolle für die Aktualität der Codierung und die Genauigkeit der Abrechnung. Es gibt eine Vielzahl von Bereichen, die zur Ladungserfassung beitragen, unter anderem:

• Ambulante Pflege
• Case Management
• Intensivpflege
• Labor
• Mutterschaft
• Medizinisch-chirurgische Abteilung
• Psychische Gesundheit
• Nuklearmedizin
• Schmerztherapie
• Pädiatrisch
• Pharmaceutical
• Physiotherapie
• Radiologie
• Wundversorgung

7. Management von Gesundheitsinformationen

Gesundheitsinformationsmanagement ist der Prozess des Verwaltens, Speicherns und Abrufens von Gesundheitsinformationen für Patienten in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Bundes, des Staates und der Akkreditierungsagenturen. Im Rahmen des Gesundheitsinformationsmanagements gibt es zehn Zuständigkeiten.

1. Medizinische Kodierung
2. Medizinische Transkription
3. Medizinische Notwendigkeit
4. Unterstützung des medizinischen Personals
5. Zusammenstellung von Krankenakten
6. Pflege von Krankenakten
7. Ablage und Rückholung
8. Privatsphäre und Sicherheit
9. Freigabe von Informationen
10. Wahrung der Vertraulichkeit

8. Patient Financial Services

Patient Financial Services ist letztendlich dafür verantwortlich, dass die Forderungen in der Arztpraxis korrekt und rechtzeitig abgerechnet und eingezogen werden.
Der medizinische Abrechnungsprozess erfordert eine vollständige Kenntnis der Versicherungsnehmer und der Gesetze und Vorschriften der Gesundheitsbranche. Die Rechnungssteller von Arztpraxen sind dafür verantwortlich, dass Versicherungsunternehmen, einschließlich Arztpraxen, Krankenhäusern, Pflegeheimen oder anderen Gesundheitseinrichtungen, rechtzeitig technische oder fachärztliche Ansprüche geltend gemacht werden.
Effektive Nachverfolgung von Sammlungen führt zu einer raschen Lösung Ihrer Ansprüche in der Arztpraxis. Die Nachverfolgung von Ansprüchen sollte sieben bis 10 Tage nach Einreichung Ihres Anspruchs zur Zahlung beginnen. Sofortige Bemühungen um die Begleichung von Forderungen reduzieren nicht nur Ihre Debitorentage, sondern erhöhen auch den Cashflow.
Angemessene personelle Ausstattung mit angemessener Schulung für Sammlungen wird das gewünschte Ergebnis in der Inkasso-Phase des Einnahmezyklus liefern. Das Personal in der Arztpraxis sollte über die grundlegenden Schritte informiert sein, die zur effizienten Nachverfolgung von Versicherungsansprüchen erforderlich sind.
Die Zusammenarbeit und Kooperation aller acht Bereiche ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs des Forderungsmanagements. Obwohl es unerwartete Hindernisse gibt, die sich auf den AR-Erfassungszeitraum auswirken können, ist es die Aufgabe der Führung, diese Hindernisse zu identifizieren und auf den Erfolg der Organisation abzustimmen.