8 Aufgaben der Rezeption in einer Arztpraxis

Das Personal an der Rezeption ist normalerweise der erste Kontakt, den der Patient mit Ihrem Büro hat. Sie gehen nicht nur ans Telefon oder begrüßen die Patienten. Sie sind auch dafür verantwortlich, Termine zu planen und demografische Informationen für den Patienten zu erhalten. Sie müssen in der Lage sein, mit der Geschwindigkeit einer Arztpraxis Schritt zu halten und auf Details zu achten. Hier sind 8 Verantwortlichkeiten des Personals an der Rezeption.
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Begrüßt Patienten und Besucher

Eine Person an der Rezeption begrüßt und begrüßt alle Patienten und Besucher persönlich oder telefonisch. Wie jeder weiß, sind die ersten Eindrücke bleibend. Die ersten Eindrücke, die Ihre Kunden von Ihrer Arztpraxis erhalten, stammen häufig von Ihren Büromitarbeitern, die sie für den Erfolg Ihrer Organisation entscheidend machen. Die Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Versorgung und eines exzellenten Kundendienstes verhindert Einnahmeverluste für die Arztpraxis aufgrund einer hohen Patientenzufriedenheit.
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Geht ans Telefon

Das Personal an der Rezeption nimmt den Anruf entgegen, während es höflich und konsequent telefoniert und dabei die richtige Telefonetikette einhält. Gute Telefonmanieren ist eine einfache Aufgabe. Gute Telefonmanieren zu haben bedeutet einfach, professionell zu sein und andere so zu behandeln, wie Sie behandelt werden möchten, wenn Sie der Anrufer waren. Es ist wichtig, dass das Personal Ihrer Arztpraxis stets höflich und konsequent telefoniert. Wenn ein Patient anruft, bestimmt die Art und Weise, wie das Personal an der Rezeption das Telefonat abwickelt, wie Ihre Einrichtung wahrgenommen wird.
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Unterhält den Empfangsbereich

Es ist nicht nur so, wie es aussieht, Ihre Arztpraxis sauber zu halten. Eine saubere Arztpraxis ist wichtig, um die Sicherheit und Gesundheit von Mitarbeitern und Patienten zu gewährleisten. Die Arztpraxis keimfrei zu halten, ist mehr als nur das, was sich an der Oberfläche befindet. Es geht um eine gesunde, sterile Umgebung, um Infektionskrankheiten vorzubeugen.  
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Pflegt Patientenakten

Das Personal an der Rezeption ist dafür verantwortlich, neue Patienten zu registrieren und vorhandene Patientendaten zu aktualisieren, indem es detaillierte Patienteninformationen einschließlich persönlicher und finanzieller Informationen sammelt. Der Zyklus eines Patientenkontos beginnt mit der erstmaligen Eingabe der demografischen Daten des Patienten, einschließlich der demografischen Daten des Patienten und der Versicherungsdaten. Ungültige Informationen können die Zahlung verzögern.
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Erleichtert den Patientenfluss

Die Mitarbeiter an der Rezeption halten die Dinge in Bewegung, indem sie den Anbieter über die Ankunft der Patienten informieren, sich über Verzögerungen im Klaren sind und mit Patienten und Klinikpersonal kommunizieren. Wenn die Patienten Ihrer Arztpraxis mit dem gesamten Vorgang nicht zufrieden sind, kommen sie möglicherweise nicht zurück. Die Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Versorgung und eines exzellenten Kundendienstes verhindert Einnahmeausfälle für die Arztpraxis aufgrund einer hohen Patientenzufriedenheit. Die Patienten werden sehr wahrscheinlich weiterhin wiederkommen, solange sie mit dem gesamten Prozess zufrieden sind.
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Beantwortet Fragen

Das Personal an der Rezeption bearbeitet Anfragen höflich. Eine Technik namens "aktives Zuhören" ist ein hilfreiches Werkzeug, um sicherzustellen, dass das Verständnis vollständig ist. Bei dieser Technik formuliert der Hörer die Informationen, die er gehört hat, in eigenen Worten um. Wenn diese Informationen korrekt sind, ist der Austausch abgeschlossen, wenn nicht der Absender der Informationen Missverständnisse zu diesem Zeitpunkt korrigieren kann. Dieser Austausch nimmt nur wenig Zeit in Anspruch und ist ein effizientes Instrument zur Schaffung von Rechenschaftspflicht, da jeder, der an dem Austausch beteiligt ist, weiß, dass die Erwartungen klar und verständlich waren.
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Pflegt Büromaterial

Sie halten die medizinischen Büromaterialien angemessen auf Lager, indem sie den Lagerbedarf antizipieren, Bestellungen aufgeben und die Büroausstattung überwachen.
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Schützt die Vertraulichkeit der Patienten

Das Personal an der Rezeption schützt die Vertraulichkeit der Patienten, indem sichergestellt wird, dass geschützte Gesundheitsinformationen geschützt sind, indem PHI nicht an einem normalen Ort belassen und der Computer abgemeldet wird, bevor er unbeaufsichtigt bleibt. Die Wahrung der Patientenvertraulichkeit gibt den Patienten nicht nur das Gefühl, in Ihrer medizinischen Einrichtung behandelt zu werden, sondern es ist auch gesetzlich vorgeschrieben. Jede Organisation, die auf Gesundheitsinformationen von Patienten zugreift, wird als gedeckte Einheit betrachtet und ist gesetzlich verpflichtet, die HIPAA-Bestimmungen einzuhalten oder zivil- und / oder strafrechtliche Sanktionen zu verhängen. Es ist unbedingt erforderlich, dass medizinische Aufzeichnungen vertraulich behandelt werden und nicht von Personen abgerufen werden können, die keine ordnungsgemäße Autorisierung besitzen. Offenlegungen zu geschützten Gesundheitsinformationen eines Patienten ohne dessen Genehmigung gelten als Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen.