Effektive Kollektionsnachverfolgung in der Arztpraxis

Effektive Nachverfolgungssammlungen sorgen für eine schnelle Lösung Ihrer Ansprüche in der Arztpraxis. Die Nachverfolgung von Ansprüchen sollte 7 bis 10 Tage nach Einreichung Ihres Anspruchs zur Zahlung beginnen. Sofortige Bemühungen um die Begleichung von Forderungen reduzieren nicht nur Ihre Debitorentage, sondern erhöhen auch den Cashflow.
Angemessene Personalausstattung mit angemessener Schulung für Sammlungen liefert das gewünschte Ergebnis in der Inkassophase des Erlöszyklus. Das Personal in der Arztpraxis sollte über die grundlegenden Schritte informiert sein, die zur effizienten Nachverfolgung von Versicherungsansprüchen erforderlich sind.
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Erstkontakt

Sei gut vorbereitet. Sobald Sie endlich einen Versicherungsvertreter am Telefon haben, möchten Sie über alle Informationen verfügen, die Sie möglicherweise benötigen. Durchsuchen Sie den Account gründlich, um die richtigen Fragen zu stellen. Lassen Sie sich neben dem Namen des Versicherten, dem Geburtsdatum, der Versicherungsnummer, dem Dienstdatum usw. Auch die Steuernummer und den NPI der Einrichtung anzeigen.
Informieren Sie sich unbedingt bei den Versicherungsvertretern. Der Name, die Nebenstellennummer (einige Unternehmen verwenden eine Mitarbeiter-ID) und stellen Sie vor dem Auflegen sicher, dass Sie eine Anrufreferenznummer erhalten.
Versuchen Sie, diese Informationen zu Beginn des Gesprächs abzurufen, falls die Verbindung "versehentlich" getrennt wird. Auf diese Weise können Sie dem Versicherer beim Rückruf und für Ihre eigenen Unterlagen Rückmeldung geben.
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Stellen Sie viele Fragen

Ihr Ziel ist es, herauszufinden, wann Sie mit einer Zahlung rechnen müssen. Wenn seit dem Rechnungsdatum mehr als 30 Tage vergangen sind und Sie immer noch keine Antwort erhalten haben, muss der Versicherungsvertreter den Grund für den Zahlungsverzug erläutern. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Fragen zu den richtigen Fragen stellen.

Was ist der Status des Anspruchs?
Wann ist die Forderung zur Zahlung fällig??
Wo im Zahlungsvorgang ist der Anspruch?
Wie hoch ist die Zahlung??
Wie lautet die Schecknummer??
Warum dauert die Bearbeitung des Antrags so lange??
Warum ist die Klage anhängig oder wird geprüft??
Wohin muss ich die Krankenakten schicken??
Mit wem kann ich sprechen, um diesen Anspruch schneller zu bezahlen??
Warum wird die Forderung nicht vertragsgemäß bezahlt??

Bestimmend sein

Haben Sie keine Angst, die Versicherungsvertreter herauszufordern. Die meisten Versicherungsunternehmen verwenden Stall-Taktiken, um die Zahlung zu verzögern. Wenn Sie einen Schadenfall mit einem Versicherungsvertreter besprechen, lassen Sie ihn nicht davonkommen, indem er Ihnen falsche Informationen gibt. Wenn sie es ablehnen, Ihnen einen stichhaltigen Grund für die Zurückstellung Ihres Anspruchs anzugeben, bitten Sie um ein Gespräch mit einer autorisierten Person, beispielsweise einem Vorgesetzten.
Informieren Sie sich, während der Versicherungsvertreter den Anspruch bespricht, ob andere fehlende oder ungültige Elemente vorhanden sind, die den Anspruch bei sofortiger Zahlung aufhalten könnten. Wenn Sie mit mindestens einem Versicherungsvertreter für jeden Spediteur eine gute Beziehung aufbauen, können Sie ihn möglicherweise davon überzeugen, Ihnen mehr Details über den Schadenfall als üblich mitzuteilen.
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Ergreifen Sie geeignete Maßnahmen

Nachdem Sie den Status Ihres Anspruchs ermittelt haben, können Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Zahlungsvorgang zu beschleunigen. Welche Maßnahmen Sie auch ergreifen, hängt davon ab, mit welcher der üblichen Standtaktiken die Versicherungsgesellschaft die Zahlung verzögert hat.
Manager / Vorgesetzte: Stellen Sie sicher, dass eine Richtlinie vorhanden ist, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wie eine der folgenden Situationen schnell gelöst werden kann:

Kein Anspruch auf Datei
Für die weitere Überprüfung sind Krankenakten erforderlich
Brauchen Sie Informationen zum COB der Erstversicherung?
Informationen, die vom Mitglied / Abonnenten benötigt werden
Vorherige Genehmigung liegt nicht vor
Überweisung nicht in Datei
Angaben zur Forderung fehlen oder sind ungültig
Benötigen Sie bereits vorhandene Informationen vom Hausarzt
Keine medizinische Notwendigkeit
Unfalldaten erforderlich

Beziehen Sie den Patienten mit ein

Dies sollte ein letzter Ausweg sein, aber es kann ein notwendiger sein.
Es gibt einige Möglichkeiten, diesen Schritt zu handhaben.

Schicken Sie dem Patienten eine Rechnung. Die Patienten reagieren in der Regel besonders dann, wenn sie erwarten, dass sie für ihren Besuch wenig oder gar nichts bezahlen. Sie werden entweder Sie oder die Versicherungsgesellschaft anrufen. Beides ist gut.
Kontaktieren Sie den Patienten telefonisch. Verwenden Sie diesen Anruf, um die Hilfe des Patienten bei der Bezahlung des Anspruchs zu erhalten. Holen Sie sich den Patienten auf Ihre Seite. Sie wollen nicht für die Rechnung verantwortlich sein, dafür bezahlen sie Versicherungsprämien.
Konferenzschaltung einleiten. Wenn Sie den Patienten anrufen können, versuchen Sie, eine Telefonkonferenz zu arrangieren, damit Sie Zeuge dessen werden, was zwischen dem Patienten und dem Versicherer besprochen wird.